Os 10 mandamentos da produtividade com uso de e-mails

Os 10 mandamentos da produtividade com uso de e-mails

Os 10 mandamentos da produtividade com uso de e-mails – como utilizar o e-mail de forma eficaz.

Neste artigo sobre os 10 mandamentos da produtividade com uso de e-mails, vamos falar sobre como utilizar o correio eletrônico de forma eficaz para otimizar o seu tempo.

O e-mail é sem dúvida um dos grandes benefícios da Internet, com ele a comunicação e a interatividade se tornou algo tão vital que é impossível sobreviver no mundo corporativo sem esta ferramenta.

Mas ao mesmo tempo em que o e-mail é uma dádiva é também um martírio e pode se tornar um grande problema para administração do tempo.
Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente, pelo menos uma hora cuidando de seus e-mails e que cada e-mail respondido acarreta em três outras novas mensagens.

Os 10 mandamentos da produtividade com uso de e-mails
Com esse propósito, Merlin Mann (criador do site de produtividade 43 Folders), descreveu alguns passos práticos para manter a caixa de entrada vazia (Inbox Zero).
O Inbox Zero é baseado no GTD (Getting Things Done – Fazer acontecer – método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados).

Portanto, se você esta gastando mais tempo com o e-mail do que com o trabalho de fato, e quer vencer esta batalha, evitando que mensagens importantes se percam em meio a tantas outras inúteis, este artigo foi feito para você.
Esperamos que com estas dicas você consiga manter seus e-mails organizados e aumentar a sua produtividade.

10 Mandamentos para manter a organização e produtividade com uso de e-mails

  1. Não veja seus e-mails constantemente.
    Determine horários para ler e-mails. Ninguém necessita checar seus e-mails mais de uma vez por hora.
    Não passe o dia inteiro com o aplicativo de e-mail aberto e com notificadores de novas mensagens ativo.
    Para ler suas mensagens, determine quantas vezes você vai checar e-mail por dia e a que horas. Alguns, por exemplo, preferem dedicar cerca de 30 minutos pela manhã, tarde e a noite. Outros checam as mensagens seis vezes ao dia ou a cada 2 horas, ou em horários exatos, como 9, 11, 15, 17 e 21 horas.
    Seja qual for a estratégia, adote e adapte conforme seu uso e necessidade.
  2. Crie marcadores ou pastas para organizar e armazenar conversas/mensagens.
    Crie no máximo três pastas ou marcações para organização dos e-mails.
    Responder / Agir, Aguardando ou Follow-up e ArquivoResponder / Agir– Se a mensagem requer alguma ação sua que tomará mais de dois minutos do seu tempo, coloque-a nessa pasta e se houver este recurso no seu cliente de e-mail, crie um lembrete para gerenciamento de tarefas.Aguardando ou Follow-up – Classifique ou coloque todos os itens que dependem de ação de outras pessoas ou de algo que acontecerá em uma data específica numa pasta Aguardando. Crie uma tarefa para atender a esse e-mail em um horário mais apropriado.Arquivo – Neste item você classificará tudo que você pretende guardar. Ações já concluídas ou qualquer outra informação para consulta futura classifique-a como Arquivo. As ferramentas de busca atuais, tanto de desktop quanto online, possuem pesquisas potentes que permitem encontrar qualquer coisa.
    Se mesmo assim você quiser mais pastas, use o mínimo possível. Pode-se, por exemplo, dividir a pasta Arquivo em Arquivo-Pessoal e Arquivo-Profissional.
  3. Use a regra dos dois minutos com suas mensagens.
    No GTD, toda ação que pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser realizada instantaneamente. Aplicando este conceito, todo e-mail que pode ser respondido ou cuja ação associada pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser feita assim que averiguada e não deve seguir para a pasta Aguardando ou Follow-up.
  4. Leia, responda e processe seus e-mails em lotes de mensagens
    Não fique verificando constantemente sua caixa postal para ver se há novas mensagens e quando for ler os e-mails, processe suas mensagens por lote em horários pré-determinados até limpar a caixa de entrada.
    Quando terminar de ler, responder, apagar ou arquivar seus e-mails, encerre seu aplicativo de e-mail. Configure também seu dispositivo móvel para checar suas mensagens em intervalos mais longos.
    Abra o aplicativo, somente quando for a hora de tratar suas mensagens novamente, e se dedique inteiramente a esta atividade, sem distrações, de forma a processar as mensagens novas que chegaram desde a última vez que você verificou sua caixa de entrada. Vale lembrar que sempre que algo for processado, não poderá permanecer na caixa de entrada.
  5. Responda suas mensagens com apenas três frases.
    Esta é a proposta do Three Sentences (três sentenças).Limite sua respostas a três frases. Quanto menos você escreve, mais rápido processará a caixa de entrada e menos informação terá que ler de volta. Isto faz com que você tenha mais tempo para as outras atividades e aumente sua produtividade.
  6. Tenha um e-mail oficial e e-mails opcionais
    Com a facilidade de se ter contas de e-mails atualmente, o ideal e ter contas para cada finalidade de uso, por exemplo, quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre um e-mail opcional, assim evita que seu e-mail principal fique cheio de lixo e mensagens inúteis que acabam afetando sua produtividade.
    O mesmo vale para as listas de discussão. Neste caso, reavalie periodicamente quais listas são realmente úteis e use a função unsubscribe para deixar de receber as que já não está lendo.

    Sim, O Email existe de verdade.

  7. Cuidado com o e-mail profissional para amigos, parentes e afins
    O seu e-mail profissional é uma ferramenta de trabalho, portanto não há muito espaço para aquelas piadas ou vídeos que só o fazem perder tempo. Neste caso, utilize um e-mail opcional para esta finalidade.
  8. Crie Regras e Filtros para limpá-la.
    A principal idéia aqui é: se você não precisa ler a mensagem, ela não deve estar em sua caixa de entrada.
    Muitos e-mails que recebemos simplesmente podem ser ignorados, são spans ou mensagens que não são prioritárias. Neste caso, boa parte delas podem ser filtradas e apagadas automaticamente.
    Se não quiser apagá-las, crie uma pasta/rótulo específico para verificar estas mensagens quando tiver tempo sobrando. Quando a mensagem se trata de uma fonte conhecida (newsletter, pessoa, ou discussão) deve ser rotulada movida e classificada automaticamente.
  9. Se for urgente, não mande e-mails
    É necessário que as pessoas adotem essa política de resolver as urgências pessoalmente ou então por telefone. Isso porque, além de facilitar a organização da caixa de entrada daquele que receberia a mensagem, o seu problema será resolvido muito mais rapidamente com uma conversa direta.
    Na gestão do tempo, tão importante nos dias de hoje, a capacidade de lidar com as interrupções é um exercício diário de assertividade e objetividade.
    A dica é sempre procurar planejar bem suas atividades e evitar mensagens desnecessárias que, muitas vezes, atrapalham sua vida e daqueles com quem você compartilha este vício.
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  10. Uso correto
    Os e-mails não devem ser usados para delegar atividades complexas nem para tratar de assuntos confidenciais ou muito extensos. Cada equipe tem suas necessidades com relação ao uso deles, por isso, defina com seus colaboradores as situações em que essas mensagens devem ser enviadas.

Vídeo

Este vídeo mostra uma palestra com Merlin Mann (criador do site de produtividade 43 Folders) que explica para funcionários do Google como lidar com suas caixas de entrada, a fim de mantê-las sempre em dia e vazias.

Como você deve ter percebido no artigo, organizar seu e-mail é essencialmente dividi-lo em pastas/marcadores e aplicar as regras descritas acima. Utilize esta metodologia em sua caixa de entrada e nos diga quais foram seus resultados.

 

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